Om allmänna handlingar hos samhällsbyggnadsnämnden
Beskrivning av hur samhällsbyggnadsnämnden organiserar sina allmänna handlingar
Offentlighets och sekretesslagen (OSL) skriver enligt 4:e kapitlet 2 § (OSL) att varje myndighet ska upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Bestämmelsen har betydelse för offentlighetsprincipen och syftet är att underlätta sökandet efter allmänna handlingar.
Arkivlagen (1980:782) skriver enligt 6 § att myndigheter också ska upprätta en arkivbeskrivning som på ett kortfattat sätt ger en överblick över myndighetens organisation, arbetsuppgifter och därtill hörande arkiv. Arkivbeskrivningen har till syfte att underlätta tillgängligheten till och användningen av arkivet.
Beskrivningen ska ge information om:
- Myndighetens organisation om verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar.
- Register, förteckningar och andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar.
- Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar.
- Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter.
- Vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar.
- Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker.
- Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter.
Beskrivningen ska hållas tillgänglig för allmänheten, vilket innebär att endast offentliga uppgifter får tas med i beskrivningen.
Nämndens organisation
Samhällsbyggnadsnämnden utgör en sammanhållen myndighet. Samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområde består av miljö- och hälsoskydd, plan- och bygglov, räddningstjänst, fullgör kommunens uppgifter enligt fastighetsbildningslagen, anläggningslagen, ledningsrättslagen, strålskyddslagen, lagen om energideklaration samt kommunens kulturminnesvård.
Sökmedel till myndighetens allmänna handlingar
Samhällsbyggnadsnämnden använder diariesystemen Ecos, ByggR och LEX. Utöver de handlingar som registreras förvaras vissa icke sekretessbelagda allmänna handlingar ordnade på respektive enhet.
Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om allmänna handlingar etc
Administratör och nämndsekreterare ansvarar för nämndens dokument- och diariehantering och kan lämna upplysningar. Beträffande de offentliga allmänna handlingar som förvaras i slutarkivet hänvisas till arkivansvarig.
Vilka sekretessbestämmelser som myndigheten vanligen tillämpar
Sekretess till skydd för enskilds personliga och ekonomiska förhållanden är den vanligaste anledning till begränsningar av de allmänna handlingarnas offentlighet.
Vilka uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar eller lämnar till andra
För arbetets behöriga gång hämtar bygg- och miljönämnden in de offentliga uppgifter från andra myndigheter som behövs för handläggningen, ibland även normalt sekretessbelagda uppgifter där avlämnande myndighet har upplysningsskyldighet enligt lag.
Nämnden lämnar på begäran ut offentliga allmänna handlingar. Uppgifter som skyddas av sekretess lämnas bara ut om det finns lagstöd för åtgärden.
Försäljning av personuppgifter
Försäljning av personuppgifter förekommer inte.