Beskrivning av hur kultur- & utbildningsnämnden organiserar sina allmänna handlingar

Offentlighets och sekretesslagen (OSL) skriver enligt 4:e kapitlet 2 § (OSL) att varje myndighet ska upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Bestämmelsen har betydelse för offentlighetsprincipen och syftet är att underlätta sökandet efter allmänna handlingar.

Arkivlagen (1980:782) skriver enligt 6 § att myndigheter också ska upprätta en arkivbeskrivning som på ett kortfattat sätt ger en överblick över myndighetens organisation, arbetsuppgifter och därtill hörande arkiv. Arkivbeskrivningen har till syfte att underlätta tillgängligheten till och användningen av arkivet.

Beskrivningen ska ge information om:

  • Myndighetens organisation om verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar.
  • Register, förteckningar och andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar.
  • Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar.
  • Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter.
  • Vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar.
  • Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker.
  • Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter.

Beskrivningen ska hållas tillgänglig för allmänheten, vilket innebär att endast offentliga uppgifter får tas med i beskrivningen.

Nämndens organisation

Kultur och utbildningsnämnden utgör en sammanhållen myndighet. Kultur- och utbildningsnämndens verksamhetsområde består av musikskolan, ansvar för simhallens verksamhet, förskola, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, fritidshem, gymnasieskola, skolbibliotek, gymnasiesärskola, elevhälsan, arbetsmarknadsenheten, kommunal vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna, utbildning i svenska för invandrare, fritidscentrum och flyktingmottagning.

Sökmedel till myndighetens allmänna handlingar

Kultur och fritidsnämnden använder diariesystemet Winess, en övergång till LEX är planerad under 2015. Utöver de handlingar som registreras förvaras vissa icke sekretessbelagda allmänna handlingar ordnade på respektive enhet.

Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan använda hos myndigheten

Än så länge kan inte myndigheten erbjudas någon IT-lösning för att själva söka bland offentliga allmänna handlingar.

Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om allmänna handlingar etc

Sektorskoordinator är ansvarig för nämndens dokument- och diariehantering och kan lämna upplysningar. Beträffande de offentliga allmänna handlingar som förvaras i slutarkivet hänvisas till arkivansvarig.

Vilka sekretessbestämmelser som myndigheten vanligen tillämpar

Sekretess till skydd för enskilds personliga och ekonomiska förhållanden är den vanligaste anledning till begränsningar av de allmänna handlingarnas offentlighet. Det betyder att det är bestämmelser i Offentlighets- och sekretesslagens kap 23 och 28.

Vilka uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar eller lämnar till andra

För arbetets behöriga gång hämtar kultur- och fritidsnämnden in de offentliga uppgifter från andra myndigheter som behövs för handläggningen, ibland även normalt sekretessbelagda uppgifter där avlämnande myndighet har upplysningsskyldighet enligt lag.

Nämnden lämnar på begäran ut offentliga allmänna handlingar. Uppgifter som skyddas av sekretess lämnas bara ut om det finns lagstöd för åtgärden.

Försäljning av personuppgifter

Försäljning av personuppgifter förekommer inte.